🎯 Cel wdrożenia
Celem było zastąpienie przestarzałego i nieefektywnego systemu komunikacji opartego na telefonach komórkowych nowoczesnym, zintegrowanym systemem 3CX, który:
- zwiększy dostępność i komfort komunikacji dla klientów,
- usprawni zarządzanie połączeniami i obsługą klienta,
- umożliwi rejestrowanie, transkrypcję i analizę rozmów,
- wdroży możliwość komunikacji SMS z poziomu systemu.
🔧 Zakres wdrożenia
Zastąpienie telefonów komórkowych systemem 3CX
- Wcześniej pracownicy korzystali ze służbowych telefonów komórkowych.
- Wdrożono aplikacje 3CX na komputery i smartfony oraz telefony IP w recepcji.
- Połączenia przychodzące i wychodzące są kierowane przez 3CX
Transkrypcja nagrań rozmów
- Dzięki integracji z modułem AI, każda rozmowa telefoniczna jest automatycznie transkrybowana.
- Transkrypcje są przypisywane do karty klienta w systemie CRM, co ułatwia powrót do szczegółów rozmów bez konieczności odsłuchiwania.
Podsumowanie rozmowy i analiza sentymentu
- System generuje krótkie streszczenie rozmowy oraz ocenę sentymentu klienta (pozytywny, neutralny, negatywny).
- Pozwala to szybko zidentyfikować niezadowolonych klientów i reagować.
- Przydaje się także do oceny jakości obsługi pracowników i doskonalenia standardów.
Wdrożenie komunikacji SMS
- Zintegrowano funkcję wysyłania i odbierania SMS bezpośrednio z poziomu aplikacji 3CX.
- Klienci są informowani SMS-em o zbliżających się wizytach, badaniach czy gotowych wynikach.
Raporty połączeń i praca agentów
- System umożliwia tworzenie codziennych i tygodniowych raportów:
- liczba odebranych i nieodebranych połączeń,
- średni czas rozmowy,
- czas reakcji na połączenie,
- aktywność pracowników (czas dostępności, przerwy).
- Raporty wykorzystywane są do:
- planowania grafików,
- identyfikacji obszarów do poprawy,
- oceny zaangażowania personelu.
- Kadra zarządzająca otrzymuje cykliczne zestawienia na e-maila.
📈 Efekty wdrożenia
- Redukcja liczby nieodebranych połączeń o 40%
- Skrócenie czasu obsługi klienta o 25%
- Lepsza analiza jakości obsługi dzięki AI
- Wzrost zaangażowania klientów przez SMS i prostą komunikację