Case Studies

Zautomatyzowana obsługa telefoniczna w weterynarii – 3CX w służbie zdrowiu zwierząt

🎯 Cel wdrożenia

Celem było zastąpienie przestarzałego i nieefektywnego systemu komunikacji opartego na telefonach komórkowych nowoczesnym, zintegrowanym systemem 3CX, który:

• zwiększy dostępność i komfort komunikacji dla klientów,
• usprawni zarządzanie połączeniami i obsługą klienta,
• umożliwi rejestrowanie, transkrypcję i analizę rozmów,
• wdroży możliwość komunikacji SMS z poziomu systemu.

🔧 Zakres wdrożenia

1. Zastąpienie telefonów komórkowych systemem 3CX

• Wcześniej pracownicy korzystali ze służbowych telefonów komórkowych.
• Wdrożono aplikacje 3CX na komputery i smartfony oraz telefony IP w recepcji.
• Połączenia przychodzące i wychodzące są kierowane przez 3CX

2. Transkrypcja nagrań rozmów

• Dzięki integracji z modułem AI, każda rozmowa telefoniczna jest automatycznie transkrybowana.
• Transkrypcje są przypisywane do karty klienta w systemie CRM, co ułatwia powrót do szczegółów rozmów bez konieczności odsłuchiwania.

3. Podsumowanie rozmowy i analiza sentymentu

• System generuje krótkie streszczenie rozmowy oraz ocenę sentymentu klienta (pozytywny, neutralny, negatywny).
• Pozwala to szybko zidentyfikować niezadowolonych klientów i reagować.
• Przydaje się także do oceny jakości obsługi pracowników i doskonalenia standardów.

4. Wdrożenie komunikacji SMS

• Zintegrowano funkcję wysyłania i odbierania SMS bezpośrednio z poziomu aplikacji 3CX.
• Klienci są informowani SMS-em o zbliżających się wizytach, badaniach czy gotowych wynikach.

5. Raporty połączeń i praca agentów

• System umożliwia tworzenie codziennych i tygodniowych raportów:
  • liczba odebranych i nieodebranych połączeń,
  • średni czas rozmowy,
  • czas reakcji na połączenie,
  • aktywność pracowników (czas dostępności, przerwy).
• Raporty wykorzystywane są do:
  • planowania grafików,
  • identyfikacji obszarów do poprawy,
  • oceny zaangażowania personelu.
• Kadra zarządzająca otrzymuje cykliczne zestawienia na e-maila.

📈 Efekty wdrożenia

• Redukcja liczby nieodebranych połączeń o 40%
• Skrócenie czasu obsługi klienta o 25%
• Lepsza analiza jakości obsługi dzięki AI
• Wzrost zaangażowania klientów przez SMS i prostą komunikację

Hotelowa Centrala PBX z 3CX – 5-gwiazdkowa Obsługa

🎯 Cel wdrożenia

Celem projektu było unowocześnienie infrastruktury telekomunikacyjnej w hotelu we Wrocławiu poprzez wdrożenie systemu 3CX jako centrali PBX dla 151 pokoi. Kluczowe założenia obejmowały:

• zastąpienie przestarzałego systemu analogowego nowoczesnym rozwiązaniem VoIP,

• integrację z systemem PMS w celu automatyzacji obsługi gości,

• wdrożenie telefonów IP w nowej części hotelu, z zachowaniem analogowych w istniejących pokojach,

• obsługę funkcji hotelowych (budzenie, DND, status pokoju) bezpośrednio z centrali,

• zapewnienie jednolitego systemu komunikacji dla recepcji, SPA, sal konferencyjnych i biur.

🔧 Zakres wdrożenia

1. Integracja z systemem PMS

• automatyczna synchronizacja danych gości (numer pokoju, imię, nazwisko),

• personalizowane powitania przy połączeniach z pokojów na recepcję,

• rozliczanie połączeń wychodzących bezpośrednio na rachunku w systemie PMS,

• możliwość zgłaszania statusu pokoju (gotowy / do sprzątania) z poziomu telefonu w pokoju.

2. Obsługa telefonów analogowych

• wykorzystanie bramy analogowej OpenVox MAG1100 z 96 portami FXS,

• pełna integracja analogowych telefonów pokojowych z centralą 3CX i systemem PMS,

• brak konieczności modernizacji istniejącej infrastruktury kablowej.

3. Nowoczesne telefony IP Fanvil w różnych strefach hotelu

• SPA / Siłownia / Sala zabaw
  Fanvil H4W – hotelowy telefon Wi-Fi z PoE, możliwością personalizacji logo i skrótów.

• Biura hotelowe
  Fanvil V62G – elegancki telefon IP z ekranem i funkcjami premium.

• Recepcja
  Fanvil X210 – sekretarski model z 106 przyciskami BLF, idealny do zarządzania obiektem.

• Sala konferencyjna
  Fanvil CA400 – zaawansowane urządzenie konferencyjne z dźwiękiem 360°, FHD i 4K przesyłem obrazu.

• Telefon alarmowy (np. w łazienkach)
  Fanvil H2U – kompaktowy, prosty w obsłudze, w wersji czerwonej.

4. Automatyzacja funkcji hotelowych

• budzenie gości – ręczne lub automatyczne z poziomu PMS,

• aktualizacja statusu pokoju przez personel sprzątający,

• dezaktywacja numeru po wymeldowaniu gościa,

• konfiguracja trybu „Nie przeszkadzać” (DND) z telefonu w pokoju.

📈 Efekty wdrożenia

• znacząca redukcja kosztów połączeń i infrastruktury,

• ujednolicenie komunikacji w całym obiekcie,

• zwiększenie komfortu gości dzięki personalizacji rozmów i usług,

• usprawnienie pracy recepcji, sprzątania i zespołów technicznych,

• możliwość łatwej rozbudowy systemu dzięki elastyczności 3CX.