Spotkajmy się w chmurze 3CX WebMeeting

Globalna przeprowadzka

Trend a raczej fakt przenoszenia się do chmury dziś nikogo już nie zaskakuje. Termin ten znany jest już praktycznie każdemu, znika pytanie czy warto iść w tą stronę – to już jest oczywiste, pytanie brzmi jak z głową to zrobić. Nie manifestuję tu oczywiście, że rozwiązania on-premise znikną z rynku, bo to na pewno się nie wydarzy, ale zachęcam do głębokiego przemyślenia, które z produktów w chmurze sprawdzą się lepiej.

Szeroko popularyzowane hasła mówią, że dzięki chmurze masz dostęp do swoich aplikacji niezależnie od miejsca gdzie się znajdujesz. Nieco mniej mówi się o innym ważnym, pozytywnym aspekcie – dzięki chmurze Twoi współpracownicy, klienci czy rodzina mogą mieć z Tobą kontakt niezależnie od tego gdzie się znajdują i jakich urządzeń używają.

W tej publikacji postaram się pokazać korzyści płynące z powyższego stwierdzenia w kontekście rozwiązania 3CX WebMeeting.

Spotkania w chmurze

Dziś zakupy robię w chmurze, jedzenie zamawiam w chmurze więc dlaczego nie spotykać się w chmurze? Może brzmi to jak plan całkowitego odcięcia się od społeczeństwa, ale tak nie jest. Często nie mam możliwości spotkania się z kimś z powodu odległości geograficznej lub po prostu przepełnionego kalendarza. W mojej ocenie wolę skorzystać z wideokonferencji i porozmawiać z kimś na spokojnie przez nawet dwie godziny a nie jechać dwie godziny samochodem i następnie w pośpiechu odbyć 15 minut spotkania. Proste rozwiązania wideokonferencyjne dostępne nieraz całkowicie za darmo (np. narzędzia udostępnianie przez serwisy społecznościowe) nie sprawdzają się w zastosowaniach biznesowych – słaba jakość dźwięku i obrazu nie umożliwiają uzyskania skupienia odbiorcy.

3CX WebMeeting jest platformą umożliwiającą zestawianie konferencji wideo lub telekonferencji. Rozwiązanie jest integralnym elementem systemu telekomunikacyjnego 3CX Phone System co jest ogromną zaletą jeżeli popatrzymy na całość jako rozwiązanie klasy Unified Communication. Z punktu widzenia biznesowych zastosowań posiada wszystkie niezbędne elementy.

Łatwość obsługi

To punkt pierwszy na mojej liście wymagań. O ile ja mogę do rozwiązań się przyzwyczaić i poświęcić trochę czasu na ich naukę to mój klient na pewno tego nie zrobi. Dla niego wszystko powinno działać „od ręki” – żadnych konfiguracji, instalowania dodatkowego oprogramowania i wypełniania kilku formularzy. 3CX WebMeeting spełnia ten punkt w 100%. Z mojego punktu widzenia stworzenie pokoju konferencyjnego to przysłowiowe kilka kliknięć myszką, z punktu widzenia mojego rozmówcy to odebranie maila z linkiem do kliknięcia – nic więcej. Nie bez znaczenia jest też intuicyjność interfejsu, która nie wymaga czytania ton skomplikowanej dokumentacji technicznej. Co jednak najważniejsze nie wymaga instalacji żadnego dodatkowego oprogramowania.

Standardy i kompatybilność

Ostatnio zdarzyło mi się zapisać na webinar o interesującej mnie tematyce, ale czy w nim uczestniczyłem? Niestety odpowiedź brzmi nie. Prowadzący zdecydował się na zastosowanie platformy, która wymagała instalacji dodatkowego oprogramowania. Nie pokonało mnie tu lenistwo a raczej niechęć do instalowania kolejnej aplikacji, która prawdopodobnie będzie przeze mnie użyta raz na rok. Tak ja do tego podszedłem, ale należy pamiętać, że w przypadku niektórych firm użytkownicy nie mają możliwości samodzielnej instalacji dodatkowego oprogramowania…

3CX WebMeeting działa w oparciu o otwarty standard WebRTC co powoduje, że działa praktycznie na każdej platformie sprzętowej dowolnego producenta. Potrzebna jest jedynie przeglądarka internetowa. Czy jakaś konkretna? Patrząc na listę wspieranych przeglądarek i systemów operacyjnych ma się wrażenie, że nie ma znaczenia jaki sprzęt posiadamy.

Jakość i funkcje dodatkowe

Jak już wspomniałem z biznesowego punktu widzenia jakość połączenia jest bardzo ważna – to dzięki niej możemy utrzymać skupienie rozmówcy. Wysokiej jakości dźwięk w połączeniu z obrazem Full HD dają nam wrażenie realnego spotkania – co ważne w przypadku chwilowych problemów z łączem internetowym system adaptuje się do warunków bez potrzeby ingerencji użytkownika.

Jak na prawdziwym spotkaniu zachodzi też czasem potrzeba prezentacji kontentu z czym 3CX WebMeeting radzi sobie doskonale – bez problemu mogę udostępnić dokument PDF mojemu rozmówcy lub rozmówcom.

Spotkanie czy szkolenie?

Mając doświadczenie z kilkoma produktami na rynku zacząłem aktywnie wykorzystywać kilka z nich poszukując tego, które będzie dla mnie najbardziej odpowiednie. W pewnym momencie pojawiło się proste oczekiwanie – system ma nie tylko umożliwić prowadzenie klasycznych spotkań 1:1 czy wieloosobowych, ale też prowadzenie szkoleń on-line. Niby nic nadzwyczajnego, można przecież zrobić spotkanie dla większej grupy… jednak oczekiwania są nieco inne.

W przypadku szkoleń oczekuję, że uczestnicy nie będą widzieli się wzajemnie – chcę ograniczyć się do komunikacji prowadzący-uczestnik. Potrzebuję prostego narzędzia do zadawania pytań (czat tekstowy). 3CX WebMeeting spełnia te wymagania dodając jeszcze kilka ciekawych funkcjonalności takich jak na przykład ankiety czy „reakcje”. Najważniejsze jednak, że to czy organizuję klasyczne spotkanie czy szkolenie to tylko jedno dodatkowe kliknięcie myszką przy jego tworzeniu.

Elastyczność i minimalne koszty

3CX zastosował ciekawą architekturę swojego rozwiązania. Instancja 3CX Phone System zarządzająca rozwiązaniem 3CX WebMeeting może być zainstalowana po stronie klienta jako rozwiązanie on-premise lub w chmurze. Same spotkania realizowane są za pośrednictwem dedykowanych serwerów rozmieszczonych przez producenta w różnych lokalizacjach – mamy możliwość wyboru odpowiadającego nam położenia geograficznego aby minimalizować opóźnienia sieci. Co więcej tego typu architektura zdejmuje z użytkownika konieczność zadbania o odpowiednią wydajność sprzętową i łącza internetowego – a należy pamiętać, że dla Full HD powinniśmy rezerwować symetrycznie około 2 Mbit łącza. W zależności od licencji mamy możliwość włączenia do spotkań nawet do 250 użytkowników i warto tu wspomnieć, że jest to sumaryczna ilość, która może być podzielona dynamicznie na dowolną liczbę pokoi konferencyjnych.

Dzięki powyższemu koszt wdrożenia i użytkowania rozwiązania jest na bardzo atrakcyjnym poziomie i porównując ceny z innymi rozwiązaniami chmurowych konferencji wiele z nich pozostawia w tyle.

Podsumowanie

3CX WebMeeting bardzo dobrze sprawdzi się jako chmurowa platforma telekonferencyjna, wideokonferencyjna czy szkoleniowa. Łatwość wdrożenia, niskie koszy wdrożenia i utrzymania oraz mnogość funkcji sprawiają, że jest to rozwiązanie, któremu warto poświęcić uwagę. Dzięki elastyczności sprawdzi się zarówno dla międzynarodowej korporacji, dużego przedsiębiorstwa jak i dla małej firmy. Funkcjonalnie nie mogę porównywać go do rozwiązań liderów branży e-learning, ale to zupełnie inna liga – szczególnie finansowa.

Dla kogo jest więc to rozwiązanie? Odpowiem zdecydowanie – dla każdego kto chce zwiększyć efektywność pracy, dodać nowy kanał komunikacji i przenieść swój biznes na wyższy poziom komunikacji.