Czy potrzebny jest fizyczny telefon w sekretariacie?

Sekretariat to w wielu firmach czy też administracji państwowej centrum logistyczne z punktu widzenia centrali telefonicznej. To tu, a raczej do osób tam pracujących trafia niezliczona liczba połączeń, które zazwyczaj kierowane są dalej. Pierwsze z moich skojarzeń w tym wypadku to stojący tam telefon – a raczej „kombajn” telefoniczny – wyposażony w ogromną ilość przycisków z kolorowymi lampkami a do tego niezastąpiony notatnik z numerami odpowiednich osób.

Modułowe stanowiska sekretarskie.

Takie zestawy są często spotykane, skuteczne i pozwalające realizować większość zadań sekretarskich. Jednak szczególnie w wypadku kiedy ilość użytkowników systemu jest znaczna to zaczyna się zatracać ergonomia i efektywność pracy. Sprzęt zajmuje stosunkowo dużo miejsca i jego obsługa dla nowego pracownika, który jeszcze nie zapamiętał całego układu klawiszy odpowiedzialnych za podgląd zajętości linii wewnętrznych może przysporzyć sporo trudności.

 

A może aplikacja na komputerze?

Czy aplikacja typu softphone instalowana na komputerze może usprawnić pracę? Zdecydowanie tak. Łatwiejsze będzie wyszukiwanie użytkowników w systemowej książce, bo otrzymujemy funkcjonalność filtrowania. W wielu wypadkach aplikacja pozwoli też na wyświetlenie większej ilości informacji o połączeniu przychodzącym. Ale czy coś poza tym? W kontekście pracy sekretariatu wymagania są dużo większe i sama aplikacja telefoniczna to nie wszystko…

 

Zintegrowany panel sekretarski

To już inna liga – nadmienię iż odnoszę do funkcjonalności a nie ceny – rozwiązań telekomunikacyjnych. Przykładem może być 3CX WebClient. Dzięki tego typu aplikacji, która może być uruchamiana z poziomu przeglądarki internetowej możemy wymiernie usprawnić pracę sekretariatu zapewniając prosty i czytelny dostęp do informacji o połączeniach i użytkownikach systemu. Bez problemu możemy zobaczyć status dostępności użytkowników, wysłać im wiadomość lub przekierować połączenie korzystając z mechanizmu „przeciągnij i upuść”. Pracownik sekretariatu może na bieżąco obserwować oczekujące połączenia a nawet w prosty sposób nimi zarządzać. Aplikacje często mają wbudowany softphone więc mogą z powodzeniem całkowicie zastąpić telefon biurkowy, ale potrafią też z powodzeniem integrować się z nim rozszerzając jego funkcjonalności.

 

Wygodna słuchawka do rozmowy

O ile w przypadku tradycyjnego telefonu zawsze mamy dostępną słuchawkę ręczną to przy pracy z konieczne jest nabycie zestawu słuchawkowego. Zaprezentowany na zdjęciu zestaw snom A170 jest przykładem bardzo uniwersalnego rozwiązania. Jest to bezprzewodowy zestaw słuchawkowy, który może zostać połączony do komputera i / lub telefonu biurkowego – możliwe jest proste przełączanie pomiędzy nimi. Dołączone akcesoria umożliwiają noszenie słuchawki na kilka sposobów – można skorzystać z pałąka nagłownego lub nosić ją na samym uchu. Niepodważalną zaletą zestawów bezprzewodowych jest zapewnienie mobilności w trakcie rozmowy.

 

Zestaw idealny?

Czy takie połączenie jest najlepszym rozwiązaniem? Myślę, że tak. W codziennej pracy sekretariatu nic nie zastąpi tradycyjnego telefonu, który można odebrać szybko i nawet w razie „zawieszenia się” komputera. Aplikacja w postaci panelu sekretarskiego na pewno ułatwi pracę i podniesie poziom obsługi a dzięki integracji jej funkcji z telefonem biurkowym ten nie musi już być wyposażony w modułowe konsole co wpłynie na estetykę miejsca pracy. Wygodna słuchawka wydaje się być już tylko kosmetycznym, ale jakże ważnym dodatkiem. Taki właśnie kompletny zestaw w mojej ocenie jest najwłaściwszym rozwiązaniem i odpowiadając na pytanie zadane w tytule – tak, fizyczny telefon jeszcze długo będzie dobrym wyborem, ale nie jako samodzielne urządzenie a jako część kompleksowego rozwiązania.